Inventarierea elementelor de activ si de pasiv reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, la data la care aceasta se efectueaza.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de activ si de pasiv ale fiecarei unitati, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei unitatii pentru respectivul exercitiu financiar.

Organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv se efectueaza de catre:

– societatile comerciale;
– societatile/companiile nationale;
– regiile autonome;
– institutele nationale de cercetare-dezvoltare;
– societatile cooperatiste;
– institutiile publice;
– asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial;
– persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri.

Cadrul legal:
Organizarea si efectuarea inventarierii se realizeaza potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, ale reglementarilor contabile aplicabile, precum si ale normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv.

Ordin Nr. 2861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea úi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor úi capitalurilor proprii

Cand trebuie efectuata inventarierea:
Exista obligatia sa se efectueze inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv detinute la inceputul activitatii,cel putin o data pe an pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:
a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;
b) ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;
c) ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;
d) cu prilejul reorganizarii gestiunilor;
e) ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora;
f) in alte cazuri prevazute de lege.

In cazul in care, in situatiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de activ dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de inventariere anuala, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligatia gestionarii elementelor de activ si de pasiv.
caz special, aportul la capital:
La inceputul activitatii unitatii, inventarierea are ca scop principal stabilirea si evaluarea elementelor de activ ce constituie aport la capitalul unitatii. Elementele de activ care constituie aport la capitalul social al agentilor economici, la patrimoniul initial al persoanelor juridice fara scop patrimonial si la patrimoniul institutiilor publice se inscriu in registrul-inventar grupate pe conturi.
Inventarierea anuala a elementelor de activ si de pasiv se face, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avandu-se in vedere si specificul activitatii fiecarei unitati.
In cadrul agentilor economici cu activitate complexa, bunurile pot fi inventariate si inaintea datei de incheiere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare intocmite pentru exercitiul financiar respectiv.
In situatia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, in registrul-inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar.
Responsabilitati privind efectuarea inventarierii:
Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii elementelor de activ si de pasiv si care elaboreaza si transmite comisiilor de inventariere proceduri scriseadaptate la specificul unitatii.

Cine efectueaza inventarierea:

Inventarierea elementelor de activ si de pasiv se efectueaza de catre comisii de inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin decizie scrisa, emisa de persoanele autorizate. In decizia de numire se mentioneaza in mod obligatoriu componenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si de terminare a operatiunilor.La persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri, precum si la unitatile al caror numar de salariati este redus, iar valoarea bunurilor din gestiune nu depaseste plafonul stabilit de administratori, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana.
Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de catre o comisie centrala, numita, de asemenea, prin decizie scrisa, emisa de persoanele autorizate, care are ca sarcina sa organizeze, sa instruiasca, sa supravegheze si sa controleze modul de efectuare a operatiunilor de inventariere.
Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.
Pentru desfasurarea in bune conditii a operatiunilor de inventariere, in comisii vor fi numite persoane cu pregatire corespunzatoare economica si tehnica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii elementelor de activ si de pasiv, inclusiv evaluarea lor conform reglementarilor contabile aplicabile.

De retinut:

Inventarierea si evaluarea elementelor de activ si de pasiv se pot efectua atat cu salariatii proprii, cat si pe baza de contracte de prestari de servicii incheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregatire corespunzatoare.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunii respective.
Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa, emisa de catre cei care i-au numit.